Riisnawatii: Psikologi Manajemen (Tugas 2)

Nama : Risnawati/18511594

Kelas : 3PA06

1. Pengorganisasian Struktur Manajemen

A. Definisi Pengorganisasian

a) Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

b) Menurut Gr.Terry Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan – hubungan kelakuan yang efektif antara orang – orang, sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien, dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas –tugas tertentu dalam kondisi likungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

c) Menurut Sp Hasibuan Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam – macam aktifitas yang diperelukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang – orang pada setiap aktifitas, menyediakan alat – alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas tersebut.

B. Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

C. Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

Organisasi sebagai fungsi adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu organisasi yang memberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu.

Selain itu organisasi masih mempunyai pengertian yaitu organisasi sebagai :

a. “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha/kegiatan.

b. “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

c. “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing pejabat memegang tugas tertentu.

2. Actuating dalam Manajemen

A. Definisi Actuating

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

B. Pentingnya Actuating

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

a) Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

b) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

c) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,

d) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

e) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

C. Prinsip Actuating (Pengarahan)

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a. Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c. Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

3. Mengendalikan Fungsi Manajemen

A. Definisi Controlling

Mnururt Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

B. Langkah-Langkah Pengendalian

Langkah-langkah proses pengendalian :

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.

4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.

C. Tipe-Tipe Pengendalian

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a) Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

b) Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

c) Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

D. Kontrol Proses Manajemen

Pengendalian manajemen adalah semua meode, prosedur, dan sarana, termasuk sistem pengendalian manajemen, yang digunakan manajemen untuk memastikan dipatuhinya kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi organisasi.

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen meliputi baik pengendalian formal maupun informal. Di atas proses-proses pengendalian formal, terdapat pengendalian motivasi informal yang mendorong para manajer dan karyawan untuk terus menjaga agar organisasi bergerak maju menuju sasaran yang telah ditetapkan. Sistem pengendalian informal, yang adakalanya tercermin dalam kebijakan-kebijakan tak tertulis organisasi, merupakan bagian dari budaya pngendalian organisasi. Budaya ini dapat mencakup proses-proses yang tak terucapkan untuk memotivasi para manajer guna mengambil tindakan-tindakan yang dikehendaki, dan mencegah serta memperbaiki aryawan dan unit-unit organisasi dari tindakan-tindakan yang tidak layak. Proses pengendalian manajemen meliputi tiga tahap : tindakan perencanaan, pelaksanaan tindakan, dan evaluasi tindakan

Ketiga tahap ini terjadi di berbagai tingkat dalam suatu organisasi, dari tingkat manajemen puncak sampai ke unit operasi terkecil. Pengendalian manajemen mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi, wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya. Pengendalian manajemen adalah alat bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka dan dengan bawahan. Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sistem untuk mengimplementasikannya.